Contract vertrouwenspersoon

Ingangsdatum: mei 2016

Betreft regels tussen vertrouwenspersoon en Bestuur EHV

Opgesteld door: Bestuur

Doelgroepen: vertrouwenspersoon

Het bestuur van de Enschedese Hockey Vereniging (hierna te noemen: EHV) wijst één persoon aan die de functie van Vertrouwenspersoon voor EHV zal vervullen. Deze Vertrouwenpersoon vervult zijn/haar taak op basis van de volgende regels:

De algemene taak van de Vertrouwenspersoon omvat het verzorgen van een eerste opvang van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden van EHV dan wel van personen die in nauwe relatie staan tot EHV voor zover dit gedrag zich binnen de activiteiten van EHV heeft afgespeeld.

Daarnaast heeft de Vertrouwenspersoon de volgende taken:
a. de Vertrouwenspersoon is voor leden, donateurs, ouders, vrijwilligers en werknemers aanspreekbaar voor problemen binnen en eventueel buiten EHV die te maken hebben met ongewenst gedrag;
b. de Vertrouwenspersoon begeleidt de aangever in het verdere verloop van de melding;
c. de Vertrouwenspersoon bemiddeld, beantwoordt vragen, verwijst indien nodig naar hulpinstanties (Sportbonden, NOC-NSF), onderzoekt indien nodig en registreert;
d. de Vertrouwenspersoon behandelt de zaken in strikt vertrouwelijke sfeer en zorgt er voor dat de vertrouwelijkheid is gegarandeerd;
e. de Vertrouwenspersoon houdt van alle zaken een rapportage bij;
f. de Vertrouwenspersoon kan het bestuur van EHV in kennis stellen van het feit dat er melding is gemaakt van ongewenst gedrag, maar brengt alleen met toestemming van de betrokkene inhoudelijk rapport uit bij het bestuur van de gemelde kwestie.

Onder ongewenst gedrag wordt in ieder geval verstaan:
a. seksuele intimidatie;
b. agressie en geweld;
c. pesten;

d. discriminatie;

e. interne criminaliteit;

De Vertrouwenspersoon adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd in zijn algemeenheid over zaken betreffende ongewenst gedrag en over de wijze waarop dit is te voorkomen. Onder ongewenst gedag wordt in ieder geval verstaan: - seksuele intimidatie - bedreiging – discriminatie. Maar ook andere vormen van intimidatie of van verbaal of lichamelijk geweld kunnen als ongewenst gedrag worden beschouwd.

De Vertrouwenspersoon werkt volledig onafhankelijk, maar valt onder de verantwoordelijkheid van het Algemeen Bestuur van EHV.

De Vertrouwenspersoon werkt zoveel mogelijk volgens het protocol voor Vertrouwenscontactpersonen (VCP) van NOC-NSF. De Vertrouwenspersoon volgt bij voorkeur de cursus "Vertrouwens Contact Persoon (VCP) in de Sport”, georganiseerd door NOC-NSF.

Wordt in eerste instantie een bestuurslid van EHV of een ander vertrouwd lid van EHV benaderd, dan kan, op verzoek van de betrokkene, de Vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. Een bestuurslid of een vrijwilliger van EHV wijst de melder van ongewenst gedrag op de mogelijkheid een Vertrouwenspersoon in te schakelen.

De Vertrouwenspersoon heeft in principe geheimhoudingsplicht. Er kunnen zich echter situaties voordoen waarbij de Vertrouwenspersoon vanwege gewetensnood deze geheimhouding wil verbreken. De Vertrouwenspersoon kan de geheimhouding pas dan verbreken, als de Vertrouwenspersoon heeft voldaan aan de voorwaarden gesteld in de ‘Gedragscode Omgaan met vertrouwelijkheid voor vertrouwenspersonen’ (zie onderstaande Gedragscode).

Een lid van EHV die als Vertrouwenspersoon is benoemd, mag niet worden geschorst of geroyeerd op grond van een actie die vanuit de functie van de vertrouwenspersoon is ingezet.

De Vertrouwenspersoon heeft de mogelijkheid in overleg met EHV en op kosten van EHV extern advies in te schakelen indien hij/zij dit in een hem/haar voorgelegde zaak nodig acht.

Ten behoeve van het jaarverslag van EHV geeft de Vertrouwenspersoon jaarlijks het aantal meldingen over ongewenst gedrag door aan het bestuur.

De vertrouwenspersoon heeft relevante ervaring in het werkveld en kan dit zo nodig onderbouwen met getuigschriften of gevolgde trainingen. Desgewenst kan een training namens EHV worden gevolgd.

Vastgesteld door het bestuur van EHV in Enschede op 23 juni 2016 en goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering op 23 juni 2016.

PS: Als er sprake is van seksuele intimidatie, dan is het ook mogelijk contact op te nemen met het NOC*NSF meldpunt met eerste vragen, twijfels of om je verhaal te vertellen. Het NOC*NSF meldpunt is dag en nacht bereikbaar, ook in het weekend en op feestdagen. Het nummer is 0900 - 202 55 90 (€ 0,10 per minuut).

Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor Vertrouwenspersonen

De Vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de klager/klaagster of andere personen die een beroep doen op hem/haar of tot wie hij/zij zich richt. Daarom belooft de Vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van het geen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar rol als Vertrouwenspersoon ter kennis komt.

Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager/klaagster of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn, zoals in 3 omschreven.

Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken kan de Vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:
a. alles is in het werk gesteld de toestemming van betrokken persoon te verkrijgen;
b. de Vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;

c. er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen;

d. het is vrijwel zeker dat het niet-doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren;

e. de Vertrouwenspersoon is ervan overtuigd dat de doorbreking van de geheimhouding de schade aan betrokkenen of derden in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de Vertrouwenspersoon zijn/haar redenen om de geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.

De Vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen.

Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de Vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere Vertrouwenspersoon en/of andere instantie.